Die Blossom-Beach-Website hat kein einzelnes Backend, sondern drei getrennte Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben. Dieses Kapitel zeigt, wie sie zusammenhängen — der Rest des Buchs geht dann Werkzeug für Werkzeug in die Tiefe.
blossom-beach.de selbst, Bearbeitungsmodus) — Texte, Bilder, Bereiche und der öffentliche Kalender.reservierungen.html) — Tagesansicht mit Raumplan, Reservierungen, spontane Gäste, Tische und Regeln.eventplanung.html) — der digitale Anfrage-Bogen für Hochzeiten, Feiern & Events.Alle drei sind über kleine Links im jeweils anderen Werkzeug erreichbar (unten rechts auf der Website im Bearbeitungsmodus, oben in der Kopfzeile bei den anderen beiden) — inklusive eines Links hierher.
Es gibt getrennte Passwörter, aber keinen Login pro Mitarbeiter:in. Wer eine Reservierung von Hand anlegt, wählt deshalb bei „Angelegt von" seinen Namen aus der Benutzerliste (die pflegt der Admin); der Browser merkt sich den zuletzt gewählten Namen.
| Login | Schaltet frei | Zugang |
|---|---|---|
| Website-Passwort | Bearbeitungsmodus auf der Website (Texte, Bilder, Bereiche, Kalender) | Stift-Symbol unten rechts auf der Website |
| Reservierungs-Passwort | Reservierungsverwaltung und Eventplanung — ein gemeinsames Passwort für beide | Direkt auf reservierungen.html / eventplanung.html |
| Admin-Passwort | Zusätzlich in der Reservierungsverwaltung: Raumplan, Regeln, Mails und Benutzer ändern | Reiter „Einrichtung" in reservierungen.html, oder gleich beim Anmelden statt des Reservierungs-Passworts |
Alles, was Gäste auf blossom-beach.de sehen, lässt sich direkt auf der Seite selbst ändern — ohne Programmierkenntnisse.
Unten rechts auf der Website auf das Stift-Symbol klicken, Passwort eingeben. Beim allerersten Mal öffnet sich automatisch eine kurze Bild-Kurzanleitung, die jederzeit über das Fragezeichen erneut aufgerufen werden kann.
Über „Bereiche verwalten" lässt sich die Reihenfolge der Abschnitte auf der Seite per Pfeil ändern oder ein Abschnitt komplett ausblenden. Über „+ Bereich" entsteht ein neuer Abschnitt am Ende der Seite (danach frei verschiebbar) — mit drei Varianten: Text & Bild, eine eingebettete Webseite (z. B. eine Google-Maps-Karte) oder eigener HTML-Code für Sonderfälle.
Termine im öffentlichen Kalender (auf der Startseite, im Bearbeitungsmodus per „+" anlegen bzw. per Stift bearbeiten) haben immer einen von drei Typen:
Aus dem Kalender-Editor heraus führt bei einem bestehenden Termin ein Button „Eventplanung" direkt zum passenden Planungsbogen (legt bei Bedarf automatisch einen neuen an, schon mit Datum und Titel vorausgefüllt).
Kalender-Termine und die Speisekarte sind sofort live — sie liegen direkt in der Datenbank und brauchen keinen zusätzlichen Schritt. Texte, Bilder und Bereiche dagegen sind erst nur lokal im eigenen Browser sichtbar, bis man auf „Speichern" klickt.
inhalte.js wird heruntergeladen.index.html auf den Server laden (vorhandene Datei überschreiben).„Verwerfen" löscht alle unveröffentlichten Änderungen im eigenen Browser und stellt den zuletzt veröffentlichten Stand wieder her — nützlich zum gefahrlosen Ausprobieren.
inhalte.js beim Hochladen niemals löschen oder durch eine ältere Version ersetzen — sie enthält alle bisher veröffentlichten Texte und Bilder. Ohne diese Datei ist das normal (kurzzeitig ein unauffälliger 404 im Hintergrund), solange noch nie gespeichert wurde.reservierungen.html ist das Werkzeug fürs Tagesgeschäft: Wer kommt wann, wer sitzt wo, welcher Tisch ist frei. Gedacht fürs Tablet am Tresen, läuft aber auch am Handy und am Rechner.
Oben vier Reiter: Tagesansicht, Planung (Monat mit Gästen und Auslastung je Tag), Suche (über alle Tage nach Name, Telefon, E-Mail oder Code) und Einrichtung. In der Tagesansicht blättert man mit ‹/› durch die Tage und wählt zwischen Liste, Raumplan und Tische (Kacheln je Bereich). Die Liste zeigt oben eine Zeile mit den wichtigsten Zahlen und Hinweise, die man sonst übersieht (ohne Tisch, überfällig, Allergie), darunter gleich die Reservierungen mit der Uhrzeit vorne. Einen Gast antippen öffnet das Fenster mit den Einzelheiten (Telefon, E-Mail, wann gebucht wurde, Code, Ändern, Stornieren). Der aufklappbare Überblick enthält die Belegung je Viertelstunde und die Bereiche; ob er offen ist, merkt sich das Gerät. Dort lässt sich auch ein Bereich für einen Tag schließen, z. B. der Sand bei Regen: Dann wird dort nichts mehr automatisch vergeben, und betroffene Reservierungen werden zum Umsetzen markiert.
Die Seite lädt alle 30 Sekunden neu, damit mehrere Geräte denselben Stand zeigen. Hat ein anderes Gerät einen Tisch inzwischen vergeben, lehnt der Server das doppelte Vergeben ab und die Seite zeigt den neuen Stand. Ohne Verbindung erscheint oben ein roter Hinweis. Auf Tablet und Handy stehen Eventplanung, Hilfe und Abmelden im Menü oben rechts (☰).
Belegung über den Tag: Jeder Balken zeigt, wie viele Gäste in dieser Viertelstunde gleichzeitig am Tisch sitzen (wer schon da ist und wer noch kommt, steht in der Zeile darüber). Die gestrichelte Linie oben heißt „alle Plätze belegt", darüber steht die vollste Stelle des Tages. Zum Abend wird der Balken kleiner, weil Gäste gehen.
Küche (vierte Ansicht neben Liste, Raumplan und Tische): Ankünfte je halbe Stunde und alle Hinweise des Tages auf einen Blick, Allergien zuerst, dazu ein eigener Küchenzettel zum Drucken.
Erwartet → Angekommen („Da") → Tisch frei („Frei", die Gäste sind gegangen). Daneben gibt es Nicht erschienen. Alles Weitere steht im Menü „⋯" bzw. im Fenster mit den Einzelheiten: Ändern, Stornieren, Rückgängig. Ist ein Gast mehr als 10 Minuten über der Zeit, wird er als überfällig markiert. Wer länger bleibt als geplant, belegt den Tisch weiter, bis jemand „Tisch frei" meldet; wer früher kommt, belegt ihn ab der Ankunft.
Verlauf: Jede Änderung steht mit Uhrzeit im Verlauf (in den Einzelheiten aufklappen oder „⋯" → „Verlauf"): angelegt, Tisch zugewiesen oder umgesetzt, geändert (vorher → nachher), angekommen, storniert … Ein Name steht nur dort, wo er feststeht: bei „Angelegt von", beim Gast (online, Stornolink) und bei „automatisch".
Links die Reservierungen (Kommend · Am Tisch · Alle), rechts der Plan mit den drei Räumen Innen & Terrasse, Clubraum und Sand. Die Farbe zeigt den Zustand: grün frei, rot besetzt, gelb erwartet, orange überfällig, gelber Rand = bald reserviert. Gestreift sind Tische, die nicht reservierbar sind (siehe unten). Ein Tipp auf einen Namen öffnet die Einzelheiten und zeigt den Tisch im Plan; ein Tipp auf einen Tisch zeigt, was dort dran ist, und setzt bei einem freien Tisch direkt spontane Gäste hin. Über „‹ Stand ›" lässt sich die Belegung zu einer anderen Uhrzeit ansehen.
„+ Reservierung" für einen Anruf: Personen, Datum, Bereichswunsch und Uhrzeit wählen (jede Zeit zeigt „frei" oder „voll"; „voll" ist trotzdem buchbar, dann ohne Tisch). Pflicht sind Name, Telefon oder E-Mail und „Angelegt von" (Auswahl aus der Benutzerliste, jedes Mal neu – damit nicht der Name von jemand anderem daran steht). Ohne E-Mail geht keine Mail an den Gast. Hinweise wie Allergie, Kinderstuhl, Hund, Rollstuhl oder Geburtstag sind eigene Kennzeichen, dazu eine freie Notiz.
Hinweise von Gästen (online): Gäste können beim Reservieren dieselben Kennzeichen anhaken und eine Anmerkung schreiben; bei „Allergie" müssen sie angeben, welche. Begriffe wie „Nussallergie", „glutenfrei", „Kinderstuhl" oder „Hund" in der Anmerkung setzen das Kennzeichen auch ohne Häkchen. Solche Reservierungen tragen das Etikett „Hinweis lesen", oben steht „1 Hinweis noch nicht gelesen" (antippen zeigt nur diese). Im Fenster mit den Einzelheiten auf „Gelesen" tippen, dann verschwindet die Markierung; im Verlauf steht, dass der Hinweis gelesen wurde. Die Anmerkung steht in der Liste immer ungekürzt in eigener Zeile, bei einer Allergie rot. Sitzwünsche wie ein Fensterplatz sind nur ein Wunsch, fest zugesagt wird online nichts.
Bekannte Gäste: Passt die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu früheren Reservierungen, steht unter den Feldern eine Zeile wie „Stammgast · 5 Besuche, zuletzt Sa 12.9. · Nussallergie", mit „übernehmen" für die früheren Hinweise. Erkannt wird über Telefon oder E-Mail. Beim Anlegen reicht schon der Name: Ab drei Buchstaben stehen darunter frühere Gäste, die so heißen, mit Telefon, Besuchen und Hinweisen (z. B. Allergie). Den richtigen antippen, dann sind Telefon und E-Mail eingetragen, und „übernehmen“ holt die Hinweise dazu. Heißen zwei gleich, entscheidet die Telefonnummer. Ab drei Besuchen heißt ein Gast automatisch Stammgast; „Gast: alle Besuche" im Menü „⋯" zeigt alle seine Reservierungen.
Spontane Gäste in zwei Tipps: unten in der Liste die Personenzahl antippen (die kleine Zahl darunter sagt, wie viele passende Tische frei sind), dann einen grünen Tisch – der goldene ist der Vorschlag. Mehr als zwölf Personen ins Feld „mehr" eintragen. Name und Hinweise lassen sich danach ergänzen.
Tische zusammenstellen: Ist kein Tisch allein groß genug, sind die freien Tische gestrichelt. Nacheinander antippen, bis unten genug Plätze stehen, dann belegen („8 Personen an 503 + 504"). Feste Kombinationen stehen als Knöpfe darunter. Beim Tisch zuweisen für Reservierungen geht es genauso.
Raumplan, Öffnungszeiten, Regeln, Mails und Benutzer ändern nur Admins. Unter „Einrichtung" fragt die Seite nach dem Admin-Passwort; wer sich gleich mit dem Admin-Passwort anmeldet, ist sofort freigeschaltet. Solange die Freigabe gilt, steht oben rechts „Admin beenden". 30 Minuten nach der letzten Änderung sperrt sich der Bereich von selbst wieder, damit das Tablet am Tresen nicht offen liegen bleibt. Nicht gespeicherte Änderungen am Raumplan gehen dabei nicht verloren: Nach dem erneuten Entsperren sind sie wieder da.
Alles fürs Tagesgeschäft geht weiter mit dem normalen Reservierungs-Passwort: Reservierungen anlegen und ändern, Tische zuweisen, spontane Gäste, Stornieren und einen Bereich für einen Tag schließen.
Tische ziehen, antippen und Nummer, Plätze, Form, Drehung ändern, neue Tische je Bereich anlegen, Tische zum Zusammenstellen verbinden, Wände, Geländer, Durchgänge und die Theke verschieben. Alles wird erst mit „Speichern" übernommen; „↶ Rückgängig" geht Schritt für Schritt zurück, „Verwerfen" zum zuletzt gespeicherten Stand.
Reservierbar aus heißt: keine Online-Buchung und keine automatische Zuweisung, Gäste setzt das Team nur von Hand dorthin (z. B. Terrasse und Bar). Von Hand heißt: im Plan über „Tisch“ zuweisen oder bei „+ Reservierung“ den Bereich ausdrücklich wählen (z. B. „Clubraum“); bei „Egal“ werden diese Tische nie vorgeschlagen. Mehrere Tische auf einmal umschalten geht über „Tische auswählen …".
Reihenfolge der Vergabe: Über „Reihenfolge festlegen …" Tische im Plan antippen (normal → zuerst → zuletzt → normal), bei einem einzelnen Tisch geht es auch über „Vergabe unter gleich großen Tischen". Vergeben wird immer der kleinste passende Tisch – ein Paar landet also nicht am Sechser, nur weil der „zuerst" hat. Unter gleich großen Tischen kommen die mit „zuerst" vor den normalen, „zuletzt" erst, wenn die anderen belegt sind. Das gilt für die automatische Zuweisung und den Vorschlag beim Anlegen. Online-Buchungen über Zenchef richten sich nach den Einstellungen in Zenchef.
Stornieren geht über „⋯" bzw. das Fenster mit den Einzelheiten und lässt sich wiederherstellen. Ist eine E-Mail-Adresse eingetragen, bekommt der Gast eine Absage per Mail.
Unter „Einrichtung" → Öffnungszeiten: je Wochentag an/aus und die Zeiten, dazu auf Wunsch eine Pause, in der man nicht reservieren kann (am Wochenende mittags bis 14:30, wieder ab 16:00), und wie lange vor Schluss die letzte Reservierung geht. Zeiträume wie Ferien mit eigenen Zeiten oder Betriebsferien gehen für ihre Tage vor. Einzelne Tage (Event, geschlossene Gesellschaft) kommen weiter aus dem Website-Kalender.
Liegen danach kommende Reservierungen außerhalb der Zeiten, werden sie nicht verschoben, sondern dort aufgelistet – bitte mit den Gästen klären. Die Öffnungszeiten auf der Website selbst stehen noch getrennt davon.
Unter „Einrichtung" → Benutzer trägt der Admin ein, wer im Team Reservierungen anlegt. Genau diese Namen stehen dann im Formular bei „Angelegt von" zur Auswahl. Umbenennen und Entfernen geht direkt in der Liste; an früheren Reservierungen bleibt der Name stehen, auch wenn jemand entfernt wurde. Solange die Liste leer ist, tippt man den Namen frei ein. Die Benutzer haben kein eigenes Passwort, das Reservierungs-Passwort gilt weiter fürs ganze Team.
storno.html)Kein eigenes Team-Werkzeug, aber gut zu kennen: Jede Bestätigungs- und Erinnerungsmail enthält einen persönlichen Stornolink. Darüber können Gäste selbst stornieren, ganz ohne Login — der lange Zufallscode in der URL ist der einzige Nachweis. Das Ergebnis erscheint danach in der Reservierungsliste als endgültig storniert (siehe Callout oben).
eventplanung.html ist die digitale Fassung des Word-Anfragebogens für Hochzeiten, Feiern und Firmen-Events — vom ersten Kontakt bis zum ausgedruckten Ablaufplan für den Veranstaltungstag.
Ein Event-Datensatz gliedert sich in: Eckdaten (Titel, Datum, Anlass, Paket, Uhrzeiten), Kontakt an der Feier, Gästezahlen (mit automatischer Gesamtsumme), Ablauf (beliebig viele Programmpunkte, per „Standard-Ablauf laden" auf einen Schlag mit den sechs Punkten der Vorlage befüllbar und per Pfeil sortierbar), Buchen Service, Besonderheiten (ankreuzbare Punkte wie Deko, Musik, Torte — ein Häkchen füllt den Standardtext aus der Vorlage vor), Rechnungsdaten und interne Notizen (erscheinen mit auf dem Ausdruck).
Jedes Event durchläuft: Anfrage → In Planung → Bestätigt → Abgeschlossen. Daneben gibt es unabhängig davon Inaktiv für abgesagte oder auf Eis gelegte Events — die bleiben erhalten, tauchen aber nur noch unter dem eigenen Filter in der Übersicht auf.
Der Schalter „Termin im Website-Kalender eintragen" verbindet ein Event mit einem öffentlichen Kalendereintrag (Typ Special Event, Geschlossene Gesellschaft oder Normal geöffnet, siehe Kapitel 2).
Wiederkehrende Textblöcke aus der Word-Vorlage (Möblierung, Getränkepauschale, Buffet-Optionen, Shot-Pakete u. a.) lassen sich per Dropdown direkt in die Service-/Küche-Felder des Ablaufs einfügen, statt sie abzutippen. „Drucken / Als PDF sichern" gibt den kompletten Bogen im Layout der Word-Vorlage aus — über den normalen Browser-Druckdialog, dort „Als PDF speichern" wählen.
Die Öffnungszeiten-Sektion auf der Startseite und der Event-Kalender greifen ineinander, damit Gäste nie von einer geschlossenen Tür oder einem überraschenden Event überrascht werden.
Die Öffnungszeiten-Sektion zeigt immer eine „Heute"-Zeile mit dem aktuellen Stand:
Direkt unter der wöchentlichen Übersicht zeigt ein eigener Bereich automatisch die kommenden 7 Tage mit Abweichungen vom normalen Rhythmus (Geschlossen oder Event) — damit ein Gast, der sich die Öffnungszeiten anschaut, z. B. sofort sieht, dass übernächsten Donnerstag wegen einer geschlossenen Gesellschaft nichts geht, statt das erst beim Reservieren zu merken. Der Bereich blendet sich automatisch aus, wenn in der kommenden Woche keine Abweichung ansteht.
Im Kalender-Editor (Website wie Eventplanung) gibt es bei Typ „Special Event" den Schalter „Gäste dürfen trotz Event online reservieren" — standardmäßig aus.
Zwei Dinge laufen automatisch im Hintergrund, ohne dass jemand im Team etwas tun muss — solange sie einmal korrekt eingerichtet sind.
24 Stunden vor dem reservierten Termin bekommen Gäste automatisch eine Erinnerungsmail mit Stornolink, sofern eine E-Mail-Adresse eingetragen ist, die Reservierung noch besteht und noch keine Erinnerung verschickt wurde. Wer erst innerhalb der letzten 24 Stunden reserviert hat, bekommt keine – die Bestätigung ist nah genug am Termin. Verschickt wird stündlich, die Erinnerung kommt also 23 bis 24 Stunden vorher.
Das Reservierungstool wird jede Stunde automatisch gesichert: Reservierungen samt Verlauf, Tische und Raumplan, gesperrte Bereiche, Benutzer und die Einstellungen (Öffnungszeiten, Regeln). Passwörter und Bankdaten sind nicht dabei.
Vor jedem Update der Live-Seite sichert die Technik zusätzlich die ganze Datenbank.
Die wichtigsten Stolperfallen aus diesem Buch noch einmal kompakt zum Nachschlagen.
inhalte.js auch tatsächlich per FTP hochgeladen wurde. Falls ja, hilft meist ein erzwungenes Neuladen der Seite (Browser-Cache). Siehe Kapitel 2, Speichern & veröffentlichen.Blossom Beach · Schwedeneck — diese Seite dokumentiert den aktuellen Stand der Backends und wird bei größeren Änderungen mit aktualisiert.